Política de Tratamiento de Datos Personales

Identificación del responsable del tratamiento

INGENIAL actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta directamente y como Encargado del Tratamiento cuando trata datos por cuenta de sus clientes en la ejecución de proyectos de software.

Marco normativo y ámbito de aplicación

Esta Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y de las siguientes normas:

• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26, que compila los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014.
• Ley 1266 de 2008, en lo que resulte aplicable a datos financieros, crediticios y comerciales.
• Las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad nacional de protección de datos personales.

La Política aplica a todos los datos personales registrados en bases de datos de INGENIAL, físicas o digitales, recolectados a través del sitio web ingenial.com.co, correo electrónico, formularios, redes sociales, reuniones o cualquier otro canal. Es de obligatorio cumplimiento para INGENIAL, sus socios, empleados, contratistas y Encargados del Tratamiento.

Definiciones

Para efectos de esta Política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015:

Principios del tratamiento

INGENIAL aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

Datos que se recolectan y canales

INGENIAL recolecta únicamente los datos necesarios para las finalidades descritas en esta Política, a través de estos canales:

INGENIAL no solicita datos sensibles a través del sitio web. Se pide al Titular no incluir datos sensibles ni datos de terceros en los mensajes que envíe.

Tratamiento y finalidades

INGENIAL recolecta, almacena, usa, actualiza, circula y suprime los datos personales solo para las siguientes finalidades, según el tipo de Titular:

Clientes, prospectos y visitantes del sitio web

• Responder solicitudes, consultas y mensajes enviados por cualquier canal.
• Preparar propuestas comerciales, cotizaciones y reuniones sobre proyectos de software o asignación de talento.
• Celebrar, ejecutar y administrar contratos, incluida la facturación y la gestión de pagos.
• Enviar información comercial, novedades y contenido sobre los servicios de INGENIAL, solo cuando el Titular lo haya autorizado. El Titular puede retirar esta autorización en cualquier momento.
• Medir el uso del sitio web y mejorar su contenido y funcionamiento.

Candidatos y profesionales de tecnología

• Adelantar procesos de selección, evaluar perfiles profesionales y verificar la formación académica, experiencia laboral y competencias técnicas de los candidatos.
• Gestionar oportunidades de vinculación a proyectos tecnológicos y servicios de talento especializado (staff augmentation).
• Presentar perfiles profesionales y hojas de vida a clientes nacionales o internacionales, previa autorización del Titular cuando esta sea legalmente exigible y de conformidad con las finalidades informadas.
• Contactar a los candidatos para futuras oportunidades laborales o proyectos tecnológicos, cuando hayan autorizado expresamente la conservación y utilización de sus datos para dicha finalidad.

Tratamiento y conservación de hojas de vida

INGENIAL, en desarrollo de sus procesos de selección y prestación de servicios de talento tecnológico especializado (staff augmentation), podrá recolectar, almacenar, consultar, actualizar y utilizar la información personal y profesional contenida en las hojas de vida de candidatos y profesionales interesados en participar en oportunidades laborales o proyectos tecnológicos.

Esta información será utilizada para evaluar perfiles profesionales, gestionar procesos de selección, contactar a los candidatos y, cuando corresponda y exista la autorización requerida, presentar sus perfiles a clientes nacionales o internacionales, sin perjuicio de las finalidades comunes establecidas en la presente Política.

Conservación de la información

Las hojas de vida y los datos personales asociados serán conservados durante el tiempo necesario para desarrollar los procesos de selección correspondientes.

Cuando el candidato autorice expresamente la conservación de su información para futuras oportunidades, INGENIAL podrá mantenerla en su base de datos de talento durante un período máximo de 1 año, contado desde la última actualización de la información o autorización del Titular, sin perjuicio de los plazos de conservación exigidos por disposiciones legales o contractuales aplicables.

Cumplido dicho período, INGENIAL procederá a eliminar la información de manera segura, salvo que exista una nueva autorización del Titular o una obligación legal que justifique su conservación.

Actualización y eliminación de datos

Los candidatos podrán solicitar en cualquier momento la consulta, actualización, rectificación o supresión de sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada para su tratamiento, cuando corresponda legalmente.

Para ejercer estos derechos, podrán enviar una solicitud al correo electrónico info@ingenial.com.co, indicando su nombre completo y el motivo de la solicitud.

INGENIAL atenderá estas solicitudes conforme al procedimiento y los plazos establecidos en la sección 10 de la presente Política.

La supresión de los datos personales procederá siempre que no exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.

Empleados y contratistas

• Gestionar la relación laboral o contractual, el pago de salarios u honorarios y las obligaciones con el sistema de seguridad social.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y contables.

Proveedores

• Gestionar compras, pagos, evaluación y la relación contractual.

Finalidades comunes a todos los Titulares

• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Ejercer la defensa de los derechos de INGENIAL en procesos administrativos o judiciales.
• Conservar la información por los plazos exigidos por la ley.

INGENIAL no vende, alquila ni cede los datos personales a terceros con fines comerciales. Cualquier finalidad distinta a las aquí descritas requerirá una nueva autorización del Titular.

Autorización, datos sensibles y menores de edad

Autorización. INGENIAL solicita la autorización del Titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, informándole las finalidades del Tratamiento. La autorización puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó, como marcar la casilla de aceptación de un formulario. El silencio no se entiende como autorización. INGENIAL conserva prueba de cada autorización obtenida.

Casos en que no se requiere autorización (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012):

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Datos sensibles. INGENIAL no recolecta datos sensibles por el sitio web. Si por una obligación legal o laboral requiere tratarlos, informará al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos, le indicará cuáles datos son sensibles y la finalidad, y obtendrá su autorización expresa, salvo las excepciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

Niños, niñas y adolescentes. Los servicios y el sitio web de INGENIAL están dirigidos a personas mayores de edad y empresas. Si llegara a tratar datos de menores de 18 años, lo hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal y previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INGENIAL o sus Encargados, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo Tratamiento no esté autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante INGENIAL.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La revocatoria o supresión no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que haya modificaciones sustanciales a esta Política.

Estos derechos pueden ejercerlos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado debidamente acreditado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

Deberes de INGENIAL

Como Responsable del Tratamiento, y conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, INGENIAL se obliga a:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
• Informar al Titular la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que suministre a los Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible, y comunicarles las novedades.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta.
• Exigir a los Encargados el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de esta Política y de la ley.
• Informar cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez presentado el reclamo y no finalizado el trámite.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando INGENIAL actúe como Encargado por cuenta de sus clientes, cumplirá los deberes del artículo 18 de la misma ley y tratará los datos solo según las instrucciones del cliente Responsable.

Área responsable y procedimiento de consultas y reclamos

El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos es la Dirección Administrativa de INGENIAL, a través del correo info@ingenial.com.co o por escrito en la dirección física Quimbaya, Quindío, Colombia. La solicitud debe indicar el nombre e identificación del Titular, el medio para recibir la respuesta y, si actúa un tercero, el documento que lo acredita.

Requisitos y reglas del reclamo

• Debe contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que quiera hacer valer.
• Si el reclamo está incompleto, INGENIAL requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a su recibo para que corrija las fallas. Si pasan 2 meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá que desistió del reclamo.
• Si INGENIAL no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en máximo 2 días hábiles e informará al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, en máximo 2 días hábiles, hasta que sea decidido.

Requisito de procedibilidad. El Titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante INGENIAL (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

Encargados, transmisión y transferencia internacional

Transmisión de datos a proveedores tecnológicos. INGENIAL utiliza proveedores tecnológicos que pueden almacenar o procesar datos personales por su cuenta, incluyendo servicios de alojamiento web, correo electrónico, formularios en línea, herramientas de analítica web y demás plataformas necesarias para el desarrollo de sus actividades.

Algunos de estos proveedores pueden contar con infraestructura tecnológica o servidores ubicados fuera de Colombia.

Cuando dichos proveedores actúen como Encargados del Tratamiento, INGENIAL establecerá las condiciones contractuales correspondientes para garantizar que los datos personales sean tratados conforme a sus instrucciones, bajo medidas adecuadas de seguridad y confidencialidad, de acuerdo con los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Transferencias nacionales e internacionales de datos personales. En desarrollo de sus actividades comerciales y de prestación de servicios tecnológicos, INGENIAL podrá transferir datos personales a clientes o terceros ubicados en Colombia o en el exterior, siempre que exista una finalidad legítima, se cumplan los requisitos legales aplicables y se cuente con la autorización del Titular cuando sea exigible.

Las transferencias internacionales se realizarán de conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones que lo reglamenten, considerando las condiciones de protección de datos del país receptor, las excepciones previstas en la ley y los mecanismos de declaración de conformidad que resulten aplicables.

INGENIAL distinguirá entre transmisión y transferencia de datos personales según la función y responsabilidad de las partes involucradas, conforme a las definiciones establecidas en el capítulo 3 de la presente Política.

Tratamiento de datos en servicios de talento especializado (staff augmentation). En el desarrollo de sus servicios de asignación de talento tecnológico especializado, INGENIAL podrá compartir con sus clientes nacionales o internacionales información profesional de candidatos, incluyendo hojas de vida, formación académica, experiencia laboral, competencias técnicas y datos de contacto.

Este tratamiento se realizará conforme a las finalidades establecidas en el capítulo 6 de la presente Política, previa autorización del Titular cuando sea legalmente exigible y cumpliendo los requisitos aplicables a la circulación, transmisión o transferencia de datos personales.

Confidencialidad y medidas de protección. INGENIAL adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y contractuales razonables para proteger los datos personales compartidos con clientes, proveedores tecnológicos y demás terceros autorizados.

La información personal será tratada únicamente para las finalidades legítimas y autorizadas, respetando los principios de seguridad, confidencialidad, acceso restringido y circulación limitada establecidos en la legislación colombiana.

INGENIAL no venderá ni alquilará datos personales a terceros con fines comerciales, sin perjuicio de su comunicación a clientes o proveedores cuando sea necesaria y legalmente procedente para la prestación de sus servicios.

Cookies y tecnologías de análisis web

El sitio web ingenial.com.co utiliza cookies y tecnologías de análisis para garantizar su funcionamiento, comprender la interacción de los visitantes con sus contenidos y mejorar la experiencia de navegación.

INGENIAL utiliza Google Analytics 4 (GA4) como herramienta de medición y análisis del tráfico web.

Para respetar las preferencias de privacidad de los visitantes, el sitio no carga Google Analytics ni instala cookies analíticas hasta que el usuario otorgue su consentimiento a través del aviso de cookies. Si el usuario retira su consentimiento desde el botón “Preferencias de cookies”, la medición se desactiva y las cookies analíticas se eliminan de su navegador.

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• El rechazo de las cookies analíticas no impide el acceso a los contenidos ni a las funcionalidades generales del sitio.

Los usuarios podrán consultar información adicional sobre las categorías de cookies utilizadas, sus finalidades y los mecanismos para administrar sus preferencias en la Política de Cookies de INGENIAL.

El tratamiento de los datos personales obtenidos mediante estas tecnologías se realizará conforme a la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.

Seguridad, conservación y registro de bases de datos

Seguridad. INGENIAL adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos, como control de accesos por usuario, contraseñas, acceso limitado al personal que lo necesita y acuerdos de confidencialidad con empleados y contratistas. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, INGENIAL lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que esa entidad establezca.

Vigencia de las bases de datos. Los datos se conservarán mientras sea necesario para cumplir las finalidades de esta Política, mientras exista una relación comercial, laboral o contractual con el Titular, y durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias, laborales o comerciales. Cumplidos esos plazos, o cuando el Titular lo solicite y no exista un deber legal o contractual de conservarlos, se suprimirán de forma segura.

Para las hojas de vida de candidatos y profesionales tecnológicos se aplicará el plazo específico de conservación establecido en el capítulo 6 de la presente Política, sin perjuicio de las obligaciones legales o contractuales que justifiquen un período de conservación diferente.

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). INGENIAL inscribirá sus bases de datos en el RNBD administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esté obligada a hacerlo. Hoy esa obligación aplica a sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT, conforme al Decreto 1074 de 2015 modificado por el Decreto 090 de 2018.

Responsabilidad del Titular, modificaciones y vigencia

Información suministrada por el Titular. El Titular garantiza que los datos que entrega son veraces y propios, o que cuenta con autorización para compartir datos de terceros. INGENIAL no responde por la falta de veracidad de la información suministrada por el Titular ni por el uso que terceros hagan de datos que el propio Titular haya hecho públicos.

Modificaciones. INGENIAL podrá modificar esta Política. Los cambios sustanciales, en especial los relativos a la identificación del Responsable o a la finalidad del Tratamiento, se comunicarán a los Titulares a través del sitio web o por correo electrónico antes de implementarlos. Si cambia la finalidad del Tratamiento, INGENIAL obtendrá una nueva autorización.

Vigencia. Esta Política rige a partir del 15 de Octubre de 2026 y estará vigente mientras INGENIAL realice Tratamiento de datos personales.

Anexo

Autorización para formularios de contacto y planeación de proyectos

Autorización para comunicaciones comerciales

Autorizaciones para candidatos y profesionales tecnológicos

Cuando INGENIAL recopile hojas de vida mediante formularios digitales, deberá incorporar las siguientes autorizaciones según corresponda:

Ejercicio de derechos

Los Titulares podrán conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales, así como revocar su autorización cuando corresponda, mediante comunicación dirigida a info@ingenial.com.co, de acuerdo con el procedimiento establecido en el capítulo 10 de la presente Política.